Innkaupareglur

Innkaupareglur Grindavíkurbæjar
I kafli. Tilgangur, gildissvið og ábyrgð

1. gr.
Tilgangur

Reglur þessar eru settar til að stuðla að vönduðum og hagkvæmum innkaupum Grindavíkurbæjar og tryggja gæði vöru, þjónustu og verka sem Grindavíkurbær kaupir. Enn fremur skulu reglurnar stuðla að því að litið sé til umhverfissjónarmiða og líftíma vöru við innkaup.

Reglum þessum er ætlað að stuðla að því að Grindavíkurbær hagi innkaupum sínum í samræmi við góða viðskiptahætti og tryggja að stjórnsýsla á sviði innkaupa sé vönduð.

Reglum þessum er ætlað að stuðla að því að almennar kröfur um stjórnfestu og fyrirsjáanleika í framkvæmd, gagnsæi, jafnræði og málsskotsrétt séu virtar við innkaup.

Sviðsstjórar ásamt upplýsinga- og þróunarfulltrúa skulu skulu hafa frumkvæði að því að samræma innkaup Grindavíkurbæjar þegar um er að ræða vöru eða þjónustu sem stofnanir Grindavíkurbæjar hafa almennt not fyrir.

2. gr.
Orðskýringar

Innkaup: kaup á hvers kyns aðföngum, þ.e. kaup á þjónustu, verkum (verklegum framkvæmdum) eða vörum.
Útboð: innkaupaferli þar sem hvaða fyrirtæki sem er getur lagt fram tilboð. Undir hugtakið útboð falla heiti þar sem lýst er því sem boðið er út, eins og þjónustuútboð, verkútboð, vöruútboð, en einnig heiti eins og alútboð, samkeppni, hönnunarsamkeppni, tveggja áfanga keppni og útboð með tveggja umslaga kerfi, hvort heldur um er að ræða opin eða lokuð útboð. Forval er hluti útboðsferils.

3. gr.
Gildissvið

Reglur þessar gilda fyrir Grindavíkurbæ og allar stofnanir, deildir og fyrirtæki sem rekin eru af Grindavíkurbæ, bæði A- og B-hluta stofnanir.
Kynning og utanumhald þessara innkauparegla er á hendi fjármála- og stjórnsýslusviðs. Ábyrgð á að innkaup séu í samræmi við innkaupareglur þessar og ákvæði laga er á hendi sviðsstjóra, forstöðumanna eða þess starfsmanns sem til þess er bær að hafa innkaup með höndum. Innkaupareglum Gindavíkurbæjar skal fylgt við öll stærri innkaup sem og lögum nr. 65/1993, um framkvæmd útboða, og almennum reglum I. þáttar laga nr. 84/2007, um opinber innkaup (jafnræði, trúnaðarskylda o.fl.), allt eftir því sem við á. Ákvæði III. þáttar laga um opinber innkaup gilda um innkaup sveitarfélagsins yfir EES-viðmiðunarfjárhæðum eins og þær eru á hverjum tíma.


II kafli. Samningar og innkaupaaðferðir

4. gr.
Samningar og fjárhæðir


Meginreglan er sú að beitt skuli útboðum við innkaup þó með eftirfarandi fjárhæðartakmörkunum:

Þegar áætluð samningsfjárhæð vegna verklegrar framkvæmdar er yfir 15.000.000 kr. skal útboð viðhaft. Ef áætluð fjárhæð kaupa á þjónustu fer yfir 10.000.000 kr., eða yfir 5.000.000 kr. vegna vörukaupa, skal sömuleiðis viðhafa útboð. Allar tölur eru með virðisaukaskatti.

Þegar áætluð samningsfjárhæð er yfir viðmiðunarfjárhæð vegna opinberra innkaupa á EES svæðinu skv. reglugerð nr. 615/2012 skal viðhafa útboð á EES svæðinu með þeim áskilnaði sem getur um í lögum nr. 84/2007.
Við mat á ætlaðri fjárhæð samnings skal telja með allan kostnað innkaupa miðað við þann tíma þegar auglýsing um innkaupin birtist. Sé fyrirhugað að kaupa vöru, þjónustu eða verk í áföngum skal miða við samanlagt heildarverð allra áfanga sem boðið er út.

Óheimilt er að skipta innkaupum niður með einum eða öðrum hætti til að lækka fjárhæð, eða áætlaða fjárhæð innkaupa í þeim tilgangi að komast hjá útboði/verðfyrirspurn. Þannig er t.a.m. óheimilt að skipta innkaupum milli tímabila og skipta eða láta skipta reikningum frá seljendum niður í smærri einingar.

Sviðsstjóri, forstöðumaður eða sá starfsmaður sem til þess er bær að hafa innkaup með höndum annast verðkönnun á þjónustu, verkum eða vöru fyrir stofnanir, deildir og fyrirtæki Grindavíkurbæjar, nema annað sé ákveðið sbr. ákvæði 6. gr.

Óheimilt er að gera ótímabundna samninga.

5. gr.
Innkaupaaðferðir


Við innkaup Grindavíkurbæjar skulu eftirfarandi innkaupaaðferðir notaðar:
1. Innkaup eða pöntun, án undangenginnar fyrirspurnar eða útboðs.
1.1. Innkaup samkvæmt rammasamningi.
2. Verðkönnun og samningur/pöntun í kjölfarið.
3. útboð, opið eða lokað, og samningur/pöntun í kjölfarið.


Við innkaup Grindavíkurbæjar er einnig heimilt, þar sem við getur átt, að beita eftirtöldum aðferðum:
• Samningskaupum að undangenginni birtingu útboðsauglýsingar.
• Samningskaupum án undangenginnar birtingar útboðsauglýsingar.
• Samningskaupum vegna hönnunarsamkeppni.

6. gr.
Umsjón innkaupa


Sviðsstjóri, forstöðumaður eða sá starfsmaður sem til þess er bær að hafa innkaup með höndum sbr. 21. gr. hefur yfirumsjón með öllu innkaupaferlinu hvort heldur er um að ræða, innkaup, innkaup gegnum rammasamning, verðkönnun eða útboði.

III kafli. Útboð og verðkannanir

7. gr.
Opið útboð

Þegar um er að ræða kaup á verki eða þjónustu sem margir geta framkvæmt eða veitt, eða vöru sem margir selja eða geta útvegað, skal almennt viðhafa opið útboð.


8. gr.
Lokað útboð

Þegar opnu útboði verður ekki við komið, það þykir ekki hagkvæmur kostur eða aðrar málefnalegar ástæður eru fyrir hendi, er heimilt að viðhafa lokað útboð. Almennt skal lokað útboð ekki viðhaft nema að undangengnu forvali. Þegar lokað útboð er viðhaft skal leitast við að ná fram raunhæfri samkeppni og því skal lágmarksfjöldi þátttakenda vera fjórir, ef þess er nokkur kostur. Þegar um er að ræða vandasöm, faglega og/eða tímalega krefjandi og/eða fjárfrek verk skal tryggja eins og kostur er að væntanlegir bjóðendur hafi bæði faglega og fjárhagslega getu til að framkvæma viðkomandi verk.

9. gr.
Forval

Þegar forval er viðhaft til að velja þátttakendur í lokuðu útboði, samkeppni eða samningskaupum, skal þess krafist í forvalsgögnum að umsækjendur leggi fram upplýsingar sem sýna getu þeirra til að taka að sér verkefnið. Þannig skal í forvalsgögnum koma fram með skýrum og greinargóðum hætti hvaða gagna eða upplýsinga er krafist frá umsækjendum og hvernig verði staðið að vali á þátttakendum. Hægt er að takmarka fjölda þátttakenda í útboði, samkeppni eða samningskaupum, t.d. þannig að í forvalsgögnum komi fram að aðeins umsækjendur sem uppfylla tilteknar lágmarkskröfur fái að taka þátt í því eða að aðeins tiltekinn fjöldi fái þátttökurétt.

10. gr.
Lokað útboð án forvals

Viðhafa má lokað útboð meðal valdra bjóðenda, án forvals, enda liggi málefnalegar og gildar ástæður því að baki.

11. gr.
Auglýsing útboða

Útboð skal auglýsa opinberlega. Í auglýsingu skal koma fram hvar og hvenær útboðsgögn eru til afhendingar, hver kaupandi er, hvað boðið er út, hver frestur er til að skila tilboði og skilatími þess sem verið er að bjóða út.
Við lokað útboð skal senda orðsendingu um útboðið til þeirra sem kaupandi gefur kost á að gera tilboð. Í orðsendingunni skal, auk þess sem tilgreint er í 1. mgr., koma fram hvaða aðilum er gefinn kostur á að gera tilboð.

12. gr.
Útboðsgögn

Útboðsgögn skulu innihalda allar nauðsynlegar upplýsingar svo unnt sé að gera tilboð. Frestur til að skila tilboði skal alltaf vera hæfilegur miðað við umfang þess sem boðið er út.

Í útboðsgögnum skal skýrt koma fram hvernig tilboð verði metin og hvaða forsendur verði lagðar til grundvallar vali á samningsaðila.

Grindavíkurbær fylgir samræmdu verklagi sem opinberir verkkaupar hafa komið sér saman um varðandi mat á hæfi bjóðenda.


13. gr.
Verðkönnun og viðmiðunarfjárhæðir

Þegar ekki er viðhaft útboð eins og meginreglan kveður á um, vegna innkaupa á þjónustu, verkum eða vöru skal verðkönnun almennt vera undanfari viðskipta.

Almennt skal viðhafa verðkönnun þegar því verður við komið þegar fyrirsjáanlegt er að fjárhæð innkaupa á þjónustu, verkum eða vörum verði lægri en 2.000.000 kr.

Skylt er að verðkönnun sé undanfari viðskipta þegar áætluð fjárhæð innkaupa á þjónustu, verkum eða vörum er hærri en 2.000.000 kr.

Öll viðmiðunarverð eru með virðisaukaskatti.

Sviðsstjóri, forstöðumaður eða sá starfsmaður sem til þess er bær að hafa innkaup með höndum annast verðkönnun á þjónustu, verkum eða vöru fyrir stofnanir, deildir og fyrirtæki Grindavíkurbæjar, nema annað sé ákveðið sbr. ákvæði 6. gr.

Verðkönnun er framkvæmd, þar sem útboð er ekki talið eiga við, til að afla tilboða frá tilteknum aðilum sem taldir eru geta útvegað þjónustu, verk eða vöru sem óskað er eftir hverju sinni. Þrátt fyrir að verðkönnun sé óformlegri en útboð, samkvæmt þeim lögum sem um útboð gilda, skal tilboða aflað á grundvelli skriflegra fyrirspurnargagna og tilboð skulu einnig vera skrifleg. Heimilt er að senda út fyrirspurnir og taka við tilboðum í verðkannanir með símbréfi og/eða tölvupósti.

Málsmeðferð öll skal vera vönduð, verðkönnunargögn skulu vera skýr og greinargóð og skýrt skal koma fram ef meta á tilboð á öðrum forsendum en verði einu saman.


14. gr.
Undanþága frá útboði og/eða verðkönnun


Heimilt er að veita undanþágu frá útboði og verðkönnun ef ríkar ástæður eru fyrir hendi, svo sem ef búnaður fæst eingöngu hjá einum aðila. Einnig í neyðartilfellum þegar bregðast þarf skjótt við og lagfæra t.d. eftir tjón o.þ.h.
Þeir sem undanþágu geta veitt eru sviðsstjóri viðkomandi sviðs.
Rammasamningar Ríkiskaupa er ígildi útboðs og þar af leiðandi undanþegnir verðkönnunum.


IV kafli. Mat á tilboðum og samningsaðilum

15. gr.
Mat og val á tilboðum/samningsaðilum og umhverfiskröfur


Ætíð skal taka því tilboði sem hagkvæmast er miðað við kröfur í útboðslýsingu, lög og reglur.
Ef hagstæðasta tilboð er ekki jafnframt lægsta tilboð skal það rökstutt sérstaklega.
Í útboðsgögnum skal tilgreina forsendur fyrir vali tilboðs með eins nákvæmum hætti og framast er unnt. Í forsendum má ekki vísa til annarra atriða en staðreynd verða á grundvelli gagna sem bjóðendur leggja fram eða með öðrum hlutlægum hætti. Við gerð útboðsgagna skal taka mið af umhverfissjónarmiðum m.a. líftímakostnaðar þar sem það á við.
Kaupandi skal meta tilboð á grundvelli þeirra forsendna fyrir vali tilboðs sem fram komu í upphaflegri útboðsauglýsingu eða skýringargögnum og skal velja hagkvæmasta. Við mat á hagkvæmni tilboðs skal taka tillit til umhverfissjónarmiða . Í því felst m.a. að velja umhverfisvæna vöru og þjónustu, sem hafa í för með sér sem minnstan úrgang og lágmörkun í magni, hráefnis og orku. Leitast skal við að velja sem mest af umhverfismerktum vörum er gefa kost á endurnýtingu.
Kaupanda er heimilt að óska eftir því að sá þátttakandi sem átt hefur hagkvæmasta boð skýri atriði í tilboði sínu eða staðfesti tilteknar skuldbindingar sem þar hafa komið fram, enda leiði það ekki til þess að grundvallarþáttum í tilboðinu, eða útboðsauglýsingu, sé breytt þannig að samkeppni sé raskað eða um mismunun verði að ræða.
Leggja skal fram rökstuðning með tillögu um val á samningsaðila.

16. gr.
Fjárhagsstaða bjóðenda/viðsemjenda

Fjárhagsstaða bjóðanda skal vera það trygg að hann geti staðið við skuldbindingar sínar gangvart sveitarfélaginu og á þessi grein við III. kafla þessara reglna.Óheimilt er að gera samning við þann sem eftirfarandi á við:
1. Sætir nauðasamningum eða er undir gjaldþrotaskiptum.
2. Er í vanskilum með opinber gjöld
3. Er í vanskilum með eigin lífeyrissjóðsiðgjöld eða iðgjöld til lífeyrissjóðs.

Óheimilt er að greiða viðsemjanda vegna verks eða þjónustu fyrr en fullnægjandi samningsefndatrygging liggur fyrir og samningur er frágenginn.

Heimilt er að gera kröfu um jákvæða eiginfjárstöðu tilboðsgjafa í útboðum.

Heimilt er að kanna viðskiptasögu eigenda. Leiði sú könnun í ljós að eigandi eða fyrirtæki hans hafi lent í greiðslu- eða gjaldþroti sbr. 28. gr. laga um opinber innkaup, s.l. fimm ár (gjaldþrot, nauðasamninga, greiðslustöðvun o.fl.) ber að vísa bjóðanda frá, enda eigi í hlut sams konar rekstrareining, með sömu eða nær sömu eigendur, í sömu eða nær sömu atvinnustarfsemi, en með nýja kennitölu.


17. gr.
Meðferð reikninga vegna innkaupa

Í skriflegum samningum um innkaup á verkum , vöru eða þjónustu skal skýrt kveðið á um reikningsgerð og greiðslutilhögun.

V kafli. Almenn ákvæði
18. gr.
Ábyrgð á því að farið sé að reglum um innkaup

Ábyrgð á að innkaup séu í samræmi við reglur þessar er á hendi sviðsstjóra, forstöðumanna eða eða þeirra starfsmanna sem hafa innkaup með höndum.


19. gr.
Hæfis og siðareglur

Varðandi hæfi til þátttöku í meðferð og afgreiðslu einstakra mála er vísað til 20. gr. sveitarstjórnarlaga og 3. gr. stjórnsýslulaga. Starfsmaður skal gera sviðsstjóra aðvart um mögulega hagsmunaárekstra í innkaupamáli. Sviðsstjóri eða nefndarmaður skal gera bæjarstjóra aðvart um mögulega hagsmunaárekstra í innkaupamáli.


Starfsmönnum Grindavíkurbæjar og fulltrúum í nefndum, ráðum eða stjórnum á vegum Grindavíkurbæjar er óheimilt að þiggja boðsferðir og gjafir sem tengjast viðskiptum við Grindavíkurbæ nema með samþykki bæjarstjóra.


Allir starfsmenn er koma að innkaupum og innkaupamálum skulu gæta þagmælsku um það sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna viðskiptahagsmuna eða af öðrum ástæðum sem leiða af lögum eða eðli máls.


20. gr.
Tengdir aðilar

Almennt eru tengdir aðilar aðal- og varamenn í sveitarstjórn auk æðstu stjórnenda sveitarfélagsins. Makar þessara aðila, ófjárráða börn og aðrir fjárhagslega háðir einstaklingar falla einnig hér undir ásamt fyrirtækjum í eigu eða undir stjórn þessara aðila.

Tengdir aðilar skuli í þessu sambandi teljast þeir sömu og fjármálastjóri skráir sem tengda aðila í tengslum við upplýsingagjöf til Fjármálaeftirlitsins vegna skráningar verðbréfa í Kauphöll Íslands.

Viðskipti sveitarfélagsins við tengda aðila skulu vera á sömu forsendum og þegar um óskylda aðila er að ræða, s.s. varðandi einingaverð.


21. gr.
Innkaupaheimildir

Þeir aðilar sem heimild hafa til innkaupa á vegum Grindavíkurbæjar er þeir aðilar sem hafa forræði yfir ákveðnum rekstrareiningum, þ.e. málaflokk eða deild eins og þær eru skilgreindar í fjárhagsáætlun bæjarins og hafa þessir aðilar heimild til að stofna til útgjalda fyrir hönd Grindavíkurbæjar innan ramman gildandi fjárhagsáætlunar. Fjármáladeild heldur yfirlit yfir þá starfsmenn sem hafa innkaupaheimildir sbr. ofanskráð.

Allir þeir sem heimild hafa til innkaupa á vegum Grindavíkurbæjar skulu í þeim tilfellum sem innkaup eru lægri en viðmiðunarfjárhæðir þær sem getið er í grein 13, kappkosta að innkaup til daglegra nota séu ávallt við lægstu verðum sem völ er á að teknu tilliti til óska um gæði og fyrirhafnar við að nálgast vöruna.

22. gr.
Kæru- og kvartanir

Sé um að ræða innkaup sem falla undir III. þátt laga nr. 84/2007, um opinber innkaup með síðari breytingum, getur aðili borið fram kæru til kærunefndar útboðsmála, sbr. XIV. kafla laganna. Kæra skal berast nefndinni skriflega innan 20 daga frá því kærandi vissi eða mátti vita um ákvörðun, athöfn eða athafnaleysi sem hann telur brjóta gegn réttindum sínum, sbr. 94. gr. laga nr. 84/2007 með áorðnum breytingum. Frá og með 1. september 2013 er kæranda heimilt að bera upp við kærunefndina kröfu um óvirkni samnings, en slík krafa skal borin fram innan 30 daga frá framangreindu tímamarki. Þó verður krafa um óvirkni samnings ekki höfð uppi þegar sex mánuðir eru liðnir frá gerð hans.

Telji bjóðendur eða seljendur þjónustu, verka eða vöru að á rétti sínum hafi verið brotið eða meðferð innkaupamála hjá sveitarfélaginu sé ábótavant, en málið heyrir ekki undir kærunefnd útboðsmála, er þeim ætíð heimilt að beina erindi þar um til bæjarráðs. Kvörtun skal berast bæjarráði skriflega innan fjögurra vikna frá því kvartandi vissi eða mátti vita um ákvörðun, athöfn eða athafnaleysi sem hann telur brjóta gegn réttindum sínum.

23. gr.
Gildistaka og endurskoðun


Reglur þessar öðlast gildi við samþykkt bæjarstjórnar Grindavíkurbæjar.
Fjárhæðir skv. þessum reglum skal endurskoða í upphafi hvers kjörtímabils.

Samþykkt í bæjarstjórn 24. mars 2015

 

Bæjarfulltrúar

Meirihlutasamstarf í bæjarstjórn er með Sjálfstæðisflokki og Lista Grindvíkinga.

Myndbönd Ljósmyndir
Grindavík.is fótur